醫(yī)院信息系統(tǒng)電子檔案管理制度
為了加強(qiáng)我院信息系統(tǒng)電子檔案管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開發(fā)利用，結(jié)合我單位實(shí)際，制定本辦法。
第一條 基本術(shù)語解釋
1、電子文件：是指法人、其他組織和個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)出來，通過編碼和解碼來輸入和輸出，也稱數(shù)字式文件。
2、電子檔案：是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值的歸檔電子文件。
3、電子文件的物理歸檔：指經(jīng)過歸檔處理的電子文件保存到磁盤或光盤等載體上實(shí)行脫機(jī)保管的過程。
4、電子文件的邏輯歸檔：將電子文件的物理地址存放于檔案管理部門控制的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，使該電子文件能供檔案部門有效利用和處理的過程。
第二條 管理體制
醫(yī)院信息系統(tǒng)電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第三條 電子檔案范圍、保管期限
一、電子檔案范圍
1、數(shù)據(jù)庫文件：計(jì)算機(jī)軟軟件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。
2、超文本文件：指采用WEB技術(shù)制作的瀏覽器文件。
二、歸檔方式、要求
1、目前主要通過光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)實(shí)現(xiàn)異地備份，在異地保存時(shí)必須注明日期、內(nèi)容、分類等相關(guān)信息。
2、網(wǎng)絡(luò)管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取磁盤鏡像、雙機(jī)熱備份等可靠的備份措施。
3、局域網(wǎng)內(nèi)部要有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)，必須制定嚴(yán)密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。
4、網(wǎng)絡(luò)管理人員要及時(shí)清理計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。
三、物理歸檔整理工作過程
1、檢查并清除計(jì)算機(jī)病毒，對(duì)光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的電子文件應(yīng)注明是否已經(jīng)做過檢毒和清毒處理。
2、拒收含有千年問題或其它隱患的數(shù)據(jù)文件，要把問題最大限度地解決在歸檔之前。
四、電子檔案的保管期限
電子文件的保管期限參照國家、省、市關(guān)于文件材料保管期限的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
五、電子檔案的保管
1、電子檔案保存最少要制作三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套實(shí)行異地保存。
2、封存的電子檔案不得利用和外借，利用時(shí)要使用電子檔案的復(fù)制件。
3、查閱應(yīng)在許可范圍，并遵守保密規(guī)定。
4、通過網(wǎng)絡(luò)查詢和利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。
5、 銷毀電子檔案，需經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，有關(guān)部門審核，編制銷毀清冊(cè)，并確保載體與信息徹底銷毀。
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